TWOJA organizacja czasu

Spotkania i elementy stałe


Planowanie zacznij od zaznaczenia wszystkich stałych elementów, które dzieją się w wyznaczonym czasie, np. zajęcia na uczelni. Jeżeli studiujesz i pracujesz, najwygodniej jest zastosować kod kolorystyczny. Przykład:

Zielony – praca

Różowy – uczelnia

Dzięki temu już na pierwszy rzut oka będziesz widziała, gdzie jesteś lub zadania z jakiego zakresu musisz wykonywać.

Dlaczego planowanie zaczynamy od tzw. elementów stałych? Kiedy będziesz miała długą listę zadań i będziesz chciała rozpisać zadania w czasie, po czym sobie przypomnisz o spotkaniach/zajęciach czy wyjściach, twój plan będzie do wyrzucenia. Dlatego najpierw wpisujesz zadania stałe, później w okna czasowe wpisujesz zadania do wykonania.

Drugi sposób to zaznaczenie godzin nauki lub innej aktywności z deadline’em – niekoniecznie zajęć czy spotkań i w tym czasie wykonywanie zadań z danej dziedziny – więcej o blokach zadań w dalszej części artykułu.



Lista stałych zobowiązań


Warto przygotować listę stałych zobowiązań, które musimy wykonywać codziennie/prawie codziennie i o których przez pewną monotonię łatwo zapomnieć. Wtedy planując dzień wracasz do listy i po kolei sprawdzasz, czy nie musisz wykonać zadań z danego zakresu. Lista może mieć charakter ogólny, jak tutaj:

lub stanowić dokładną rozpiskę od kategorii po przykładowe zadania do wykonania.



Bloki tematyczne


Przy założeniu pracy na etacie (szczególnie we wstępnej fazie) czy studiowania i posiadania zdalnych zajęć na uczelni, bloki są w moim odczuciu mniej przydatne. Inaczej dzieje się w przypadku, gdy masz dużo obszarów działania i planowanie twoich aktywności nie ogranicza się tylko do uczelni – jak w moim przypadku. Celem stosowania bloków tematycznych jest stałe utrzymanie uwagi na zadaniach z danej kategorii, np. przez 4 godziny wykonujesz zadania tylko na uczelnię – uczysz się, szukasz materiałów, wykonujesz sprawozdania itp. Dzięki temu twój mózg nie traci czasu na przestawianie się ze sfery uczelnianej na pracę dorywczą. O pracy z blokami mówi dużo Kasia z Worqshopu, więc jeżeli zdecydujesz się na pracę w takim trybie, to polecam jej artykuł. Jednak z doświadczenia wiem, że praca z blokami dla zabieganego studenta jest najlepsza w podziale dziennym. Tym samym, przykładowo, w ciągu dnia trzy pierwsze godziny przeznaczam na pracę dorywczą, kolejne trzy na załatwianie spraw uczelnianych (pisanie pracy inżynierskiej, sprawozdania), a ostatnie dwie na rozwój umiejętności, np. językowych. Wszystko pięknie, o ile masz takie spokojne życie. Problem się pojawia, gdy podstawą dnia jest ośmiogodzinna praca, później studia, praca dorywcza i tak dalej… Wtedy bloki tematyczne nie zawsze mają sens bycia stosowanymi.



Lista to-do czy kalendarz?


Zaplanowałyśmy już stałe zadania, wiemy jakie czynności mamy wykonać w dniu dzisiejszym, dzięki przypominajkom w formie listy stałych zadań i co dalej? Możesz zaplanować swój dzień czasowo lub zadaniowo, ale co wybrać?


Lista TO-DO

Stosuj w przypadku zadań krótkich i drobnych

Kiedy nie wiesz, ile czasu zajmie dane zadanie

Gdy nie wiesz, kiedy je wykonasz, np. będzie wykonywane w międzyczasie (o tym haśle wspomniałam w poprzednich artykułach)

Gdy nie chcesz planować co do minuty swojego dnia i powoli wykonujesz zadanie po zadaniu.


Kalendarz

Zdecydowanie większy „gestapowiec” niż lista to-do, stosuj go przede wszystkim w przypadku braku motywacji i samodyscypliny. Jak rozpiszesz cały dzień co do minuty, będziesz czuła, że kalendarz stoi nad tobą z batem i MUSISZ zrobić daną rzecz choćby się waliło i paliło.

Stosuj w przypadku zadań długich, kórych wykonanie całościowe zajmuje kilka dni. W skrócie, w danym czasie zajmujesz się danym problemem, ale gdy czas się skończy, kończysz zadanie, bez względu na to w jakim punkcie się znajdujesz.

Przykładem niech będzie udział w kursie internetowym, gdzie jeden moduł trwa wyznaczoną ilość czasu. Z jednej strony nie jest to spotkanie, bo możesz to wykonać o dowolnej porze dnia (i nocy), z drugiej ma zazwyczaj z góry określony czas trwania.



Zadania tygodniowe


Często jest tak, że oprócz kilku pojedynczych zobowiązań, inne zadania, które masz do wykonania, nie mają określonego czasu wykonania, możesz to zrobić zarówno w poniedziałek, jak i w piątek. W takim przypadku, gdy nie goni Cię czas, masz luźniejszy tydzień, czy po prostu nie chcesz się spinać na wykonanie konkretnych zadań konkretnego dnia, polecam zastosować wielką listę to-do.

Na powyższej rozkładówce z lewej strony znajdują się dni tygodnia z miejscami do wpisania stałych elementów jak spotkania czy zadania z terminem wykonania. Po prawej jest wielka lista to-do, na której wpisujesz wszystkie zadania, które musisz wykonać w danym okresie czasu (nie polecam w ten sposób planować okresu dłuższego niż tydzień, bo łatwo się później pogubić).



Priorytety – o ile je masz


Do jakiego poradnika dotyczącego organizacji czasu nie zajrzysz, zawsze napotkasz szumne hasło – określ priorytety! Wszystko fajnie, ale nie zawsze te priorytety istnieją. Już pominę tutaj sytuację, gdzie jesteś szefową wielkiej korporacji i masz kalendarz zapchany zadaniami do wykonania i spotkaniami. Czasami jest tak, że oprócz pracy musimy gotować obiad i przygotować sprawozdanie. Ciężko określić priorytet, bo albo nie zdasz, albo będziesz chodzić głodna. Masz dwa zadania, które musisz wykonać po południu i koniec. W tym przypadku nie ma sensu, aby określać priorytet, ale jeżeli twoja lista liczy 15 zadań do wykonania, to radzę wybrać te zadania priorytetowe, bo zapewne nie zdążysz wszystkiego wykonać.



Gotowe rozkładówki – BUJO pomysły


Już wiesz, jak planować swój dzień, przejdźmy teraz do praktyki. Na dole przedstawię Ci kilka propozycji rozkładówek do BUJO, które możesz samodzielnie wykonać w kilka minut. Tak jak wspominałam wcześniej – zależy mi przede wszystkim na praktycznym i szybkim planowaniu. Dlatego, jeżeli chcesz robić piękną i kolorową rozkładówkę, to polecam Pinteresta. Ja zarówno nie jestem utalentowanym plastykiem, jak i uważam, że BUJO ma przede wszystkim służyć, a nie wyglądać (choć obie rzeczy się nie wykluczają). Swoją drogą, chciałabym łamać stereotyp, że aby planować w BUJO, trzeba dużo czasu poświęcać na rysowanie rozkładówek, inwestować w taśmy, markery, cienkopisy itp… BUJO z założenia ma być dostosowane do TWOICH INDYWIDUALNYCH potrzeb. Nie próbuj więc na siłę upodabniać go do tego, co zobaczysz na Instagramie. Ważne, żeby metoda była wygodna dla Ciebie!


Zadania w zawieszeniu


Kiedy skupiasz się na wykonywanym zadaniu, nie daj się rozproszyć zadaniami w zawieszeniu czy pomysłami, które Ci przychodzą do głowy. Wszystko, co Ci się przypomni, a także wszelkie zwyczajne pomysły zapisuj na oddzielnej liście i wrócisz do nich później. Możesz również przygotować sobie miejsce na notatki albo wpisywać takie rzeczy w tygodniową rozkładówkę – tylko innym kolorem, aby zapiska się wyróżniała i aby łatwo było do niej wrócić.



Pamiętaj o zabieraniu kalendarza/notesu w miejsce pracy


Nawet jeżeli to miejsce jest Twoim małym biureczkiem, zawsze miej przy sobie swój kalendarz. Dzięki temu nie zapomnisz o niczym, nie zgubisz rytmu dnia oraz będziesz miała miejsce, gdzie możesz zanotować zadanie w zawieszeniu.

© 2023 by Tammy Gallaway. Proudly created with Wix.com